Informacja o przetwarzaniu danych osobowych uczestników szkoleń

Ten dokument mówi, co robimy z danymi podanymi w formularzu zapisów na szkolenie: kto je dostaje, po co ich używamy, jak długo je trzymamy i czego możesz od nas zażądać.

Zasady przetwarzania danych osób odwiedzających stronę i piszących przez formularz kontaktowy opisuje osobny dokument — Polityka prywatności.

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych jest Polskie Stowarzyszenie Opieki Domowej z siedzibą przy ul. Nowy Świat 54/56, 00-363 Warszawa, KRS 0000992066, NIP 5252926975, REGON 523338263.

W sprawach dotyczących danych osobowych pisz na: kontakt@polskaopieka.eu.

2. Kogo dotyczy ta informacja i skąd mamy dane

Informacja dotyczy trzech grup osób:

osoby, które wypełniają formularz — osoby kontaktowej i osoby do spraw płatności. Ich dane pochodzą wprost od nich;
uczestników wskazanych w zgłoszeniu. Ich dane podaje w formularzu osoba zgłaszająca — najczęściej pracodawca albo współpracownik.
prowadzących szkolenie. Imię, nazwisko, stanowisko, organizację i zdjęcie prowadzących przekazuje nam partner merytoryczny szkolenia, który potwierdza, że ma prawo do ich publikacji. Publikujemy je na stronie wydarzenia, żeby poinformować o programie i osobach prowadzących (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes). Prowadzący może w każdej chwili poprosić o poprawienie albo usunięcie swoich danych ze strony, pisząc na kontakt@polskaopieka.eu.

Jeżeli zgłaszasz inne osoby, oświadczasz, że masz do tego prawo i że przekazałeś im tę informację. To Twoja odpowiedzialność, bo my nie mamy z tymi osobami kontaktu przed zgłoszeniem.

3. Jakie dane przetwarzamy

dane organizacji: nazwa, NIP, adres;
dane osoby kontaktowej: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
dane osoby do spraw płatności (jeżeli została wskazana): imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
dane uczestników: imię, nazwisko, adres e-mail, a jeżeli zostało podane — stanowisko;
dane o przebiegu zgłoszenia: kategoria udziału, stan zgłoszenia i płatności, obecność na szkoleniu, wysłane do Ciebie wiadomości;
nagranie szkolenia — jeżeli organizator nagrywa szkolenie (uprzedza o tym przed rozpoczęciem, a nagrywanie widać w oknie Microsoft Teams), nagranie może zawierać wizerunek i głos uczestników, którzy włączyli kamerę lub mikrofon, oraz treści wpisane na czacie.

Danych szczególnych kategorii — na przykład o zdrowiu — nie zbieramy i prosimy, żeby nie podawać ich w formularzu.

4. Po co używamy danych i na jakiej podstawie

Po co	Podstawa prawna
Rejestracja zgłoszenia, obsługa udziału w szkoleniu, wysyłka linku do spotkania i materiałów	art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy albo działania przed jej zawarciem (wobec uczestników wskazanych przez zgłaszającego: art. 6 ust. 1 lit. f — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na przeprowadzeniu szkolenia dla zgłoszonej grupy)
Sprawdzenie, czy przysługuje udział bezpłatny — członkostwo w PSOD albo praca w administracji publicznej	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: przyznawanie zwolnienia z opłaty tylko uprawnionym
Rozliczenie udziału, wystawienie faktury pro forma i faktury, prowadzenie dokumentacji księgowej	art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości
Wiadomości e-mail związane ze zgłoszeniem: potwierdzenia, faktura pro forma, link do spotkania, przypomnienia, informacje po szkoleniu	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO — obsługa organizacyjna zgłoszenia
Nagranie szkolenia i udostępnienie go uczestnikom	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: umożliwienie uczestnikom powrotu do treści szkolenia
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes
Informacje o kolejnych szkoleniach PSOD (newsletter)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda

Zgoda na informacje o kolejnych szkoleniach jest dobrowolna i osobna. Nie musisz jej udzielać, żeby wziąć udział w szkoleniu — jej brak niczego nie blokuje. Możesz ją wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@polskaopieka.eu.

5. Czy trzeba podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie przeprowadzimy zgłoszenia:

bez danych organizacji i osoby kontaktowej nie przyjmiemy zgłoszenia ani nie wystawimy dokumentu do zapłaty;
bez imienia, nazwiska i adresu e-mail uczestnika nie wyślemy mu linku do spotkania;
stanowisko jest polem opcjonalnym — nie musisz go podawać.

6. Komu przekazujemy dane

Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy nikomu w celach marketingowych. Korzystamy z usług firm, które przetwarzają dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia:

cyber_Folks S.A. — hosting strony polskaopieka.eu i systemu zapisów. Serwery znajdują się w Polsce.
Microsoft Ireland Operations Limited — poczta elektroniczna i platforma spotkań (Microsoft 365 i Microsoft Teams).
biuro rachunkowe — w zakresie dokumentów księgowych.

Dane możemy też przekazać organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, jeżeli tego zażądają.

7. Czy dane trafiają poza Europejski Obszar Gospodarczy

Usługi Microsoft 365 i Microsoft Teams są świadczone przez spółkę z siedzibą w Irlandii, a dane co do zasady przetwarzane są na serwerach w Unii Europejskiej. Microsoft może jednak w niektórych sytuacjach — na przykład przy obsłudze technicznej — przekazać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Stosuje wtedy zabezpieczenia przewidziane w RODO, w tym standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

8. Jak długo przechowujemy dane

dane rozliczeniowe (faktury pro forma, faktury, dokumentacja księgowa) — przez okres wymagany przepisami podatkowymi, czyli do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
pozostałe dane ze zgłoszenia (dane uczestników, korespondencja o zgłoszeniu, obecność) — 3 lata od dnia szkolenia. Okres odpowiada terminowi przedawnienia roszczeń związanych z udziałem w szkoleniu — tak długo obie strony mogą potrzebować tych danych do wyjaśnienia sprawy;
nagranie szkolenia — nie dłużej niż 3 lata od dnia szkolenia;
dane przetwarzane na podstawie zgody (informacje o kolejnych szkoleniach) — do wycofania zgody;
jeżeli między nami powstanie spór, dane potrzebne do jego rozstrzygnięcia przechowujemy do prawomocnego zakończenia sprawy.

9. Jakie masz prawa

Masz prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych, które są nieprawidłowe albo niepełne;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy albo zgody;
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie;
wycofania zgody w każdej chwili — bez wpływu na to, co zrobiliśmy zgodnie z prawem, zanim ją wycofałeś;
skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@polskaopieka.eu. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie miesiąca.

Część danych musimy zachować mimo Twojego żądania — na przykład dokumenty księgowe, które przepisy każą nam przechowywać przez 5 lat.

10. Czy podejmujemy decyzje automatycznie

Nie. Twoje dane nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania. O tym, czy przysługuje Ci udział bezpłatny, decyduje człowiek.

Statystyki odwiedzin strony zbieramy w postaci anonimowej — bez identyfikatorów osób, adresów IP i plików cookies służących śledzeniu. Nie da się z nich odczytać, kto odwiedził stronę.

11. Zmiany tej informacji

Jeżeli zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy ten dokument i opublikujemy nową wersję na stronie. Obowiązuje wersja z dnia wysłania zgłoszenia.

Wersja z dnia 10 sierpnia 2026 r.